Privacy Policy
個人情報保護方針

はじめに
ココハレ（以下「当サービス」）は、手紙（文通）と診断・AI下書き支援を通じて、利用者の心に寄り添うことを目的としています。個人情報の重要性を深く認識し、以下の方針に基づき適切に取り扱います。
  • ・適用法令：個人情報の保護に関する法律（APPI）および関連ガイドライン
  • ・本方針の対象：当サービスのウェブサイト、郵送のやり取り、AI下書き支援、診断コンテンツ等におけるすべての個人情報
1. 取得する情報
当サービスは、目的の達成に必要な範囲で以下の情報を取得します。
  • ・基本情報：氏名（又はニックネーム）、住所、電話番号、メールアドレス
  • ・取引情報：申込内容、往復数、決済情報（決済事業者により処理され、当サービスはカード番号を保持しません）
  • ・文通内容：お手紙の本文、日付、やり取りの履歴
  • ・診断関連：診断の回答結果・タイプ等
  • ・サイト利用情報：Cookie、アクセス解析に付随する識別子、閲覧履歴等
  • ※未成年の方は、保護者の同意を得た上でご利用ください。
2. 利用目的
取得した情報は、以下の目的で利用します。
  • ・サービス提供（手紙キットの配送、返信の作成・投函、診断結果の提供、マイページ機能 等）
  • ・カスタマーサポート（お問い合わせ対応、本人確認 等）
  • ・品質向上（返信品質の維持・改善、FAQやUI改善 等）
  • ・重要なお知らせ（仕様変更、規約改定、障害・遅延情報 等）
  • ・料金の請求・決済、与信・不正防止
  • ・統計作成・分析（個人を特定できない形での利用傾向の把握）
  • ・法令等に基づく対応
  • ※目的を超えて利用する必要が生じた場合は、法令で許される場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。
3. 第三者提供・委託・共同利用
  • ・第三者提供：本人同意なく第三者に提供しません（法令に基づく場合等を除く）。
  • ・業務委託：配送、決済、システム運用、AI処理等を委託する場合があります。適切に選定し、契約等により安全管理を義務付け、監督します。
  • ・共同利用：現時点で共同利用は行いません（実施する場合は項目・範囲・管理責任者を本方針に追記します）。
4. 海外移転（AI等を含む）
AI支援や一部クラウドは国外サーバで処理される場合があります。その際は、以下の措置を講じます。
  • ・契約／設定上、学習目的への二次利用を行わない方針を徹底（仕様上の制約がある機能は画面・ヘルプで明示）。
  • ・適用法令に基づく安全管理措置を実施し、十分なデータ保護水準を満たす事業者を選定。
5. 安全管理措置
  • ・組織的：管理責任者の設置、取り扱いフローの整備、委託先管理
  • ・人的：従事者への守秘教育・誓約、アクセス権限の最小化
  • ・物理的：保管書類の施錠、持ち出し管理、不要文書の溶解廃棄
  • ・技術的：通信の暗号化、アクセスログ管理、不正アクセス防止、バックアップ
6. 保管期間と廃棄
  • ・郵送原本：原則 到着から6か月、最長2年を上限に保管し、機密文書として適切に溶解廃棄します（返却は行いません）。
  • ・デジタルデータ（文通履歴・診断結果・下書き等）：原則 最長2年を目安に保管し、目的達成後または本人からの削除依頼に基づき遅滞なく削除・匿名化します。
  • ・法令でより長期の保存が必要な場合は当該法令に従います。
7. AI支援の取り扱い
  • ・入力されたテキストは支援のためだけに使用し、学習目的での二次利用は行いません。
  • ・個人が特定されうる情報の入力は、必要最小限でのご利用を推奨します。
8. Cookie・アクセス解析
  • ・利便性向上・トラフィック分析のためにCookie等を使用する場合があります。
  • ・ブラウザ設定によりCookieを無効化できますが、機能の一部に影響する可能性があります。
9. 開示等のご請求（本人の権利）
本人は、当サービスが保有する開示対象個人情報について、以下を請求できます。
  • ・開示、利用目的の通知、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止
手続きの流れ：
  • 1) 下記「お問い合わせ窓口」へご連絡
  • 2) 本人確認（身分証等）
  • 3) 法令に従い合理的な期間内に対応（全部または一部を拒否する場合は理由を通知）
10. 免責・緊急時の対応
  • ・当サービスは医療・法律・診断行為を行いません。
  • ・生命・身体の危険がある場合など緊急を要する事態には対応できません。必要に応じて公的相談窓口や医療機関をご利用ください。
11. 本方針の改定
  • ・法令やサービス内容の変更に応じて適宜改定します。重要な変更は当サイト上で周知します。
  • ・改定後の方針は掲示時点から効力を生じます。
12. 事業者情報・お問い合わせ窓口
  • ・事業者名：ココハレ
  • ・住所：愛知県名古屋市北区清水3丁目4-11
  • ・連絡先：https://cocohare-life.com/contact/
  • ・個人情報保護管理者：大山 慶悟
施行日・最終改定日：
  • ・施行日：2025.08.22
  • ・最終改定日：2025.08.22

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